OneNoteを使った仕事術
OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリケーション。テキスト、手書きメモ、画像、音声メモ、Webページのクリップなど、さまざまな形式のコンテンツを組み合わせて整理、保存、共有することができます。ノートブック、セクション、ページの階層的な構造を使用しての情報の整理も可能で、デスクトップ、モバイルデバイス、Webブラウザなど、さまざまなプラットフォームから利用できます。
私がパソコンを立ち上げてから真っ先に使うアプリケーションがOneNoteです。それくらい仕事には欠かせない存在になっています。いい意味で使用前と使用後でこれほど評価の変わったアプリケーションも珍しいです（もちろん高評価に大きく振れました）。
当初、パソコンにプリインストールされており無料で利用できるので、とりあえず使い始めました。実際に使ってみると非常に便利で、生産性が飛躍的に向上した感じがします（工場現場のようにストップウォッチで時間を計りながら生産性を計測しているわけではありませんが、生産性の向上を実感できています）。
OneNoteの全ての機能を利用しているわけではありませんが、私がどのようにOneNoteを仕事に活用しているのかを伝えることは有益だと考え、今回記事にしました。
１．OneNoteの特徴
１．１．柔軟な情報キャプチャ
OneNoteは、テキスト、手書きメモ、画像、音声メモ、Webページのクリップなど、さまざまな形式の情報を自由にキャプチャできます。これらの要素を自在に組み合わせ、多様なコンテンツを作成することができます。
１．２．情報の統合と整理
OneNoteは、複数のメモを一つの場所で統合し、整理することができます。ノートブック、セクション、ページの階層構造を作成して、情報を簡単に整理できます。
１．３．情報共有と共同作業
OneNoteは、他のユーザーとの共有と共同作業をサポートしています。ノートを他の人と共有し、編集することができます。これにより、チームでのプロジェクト管理やアイデアの共有がスムーズに行えます。
１．４．検索とナビゲーションの容易さ
OneNoteは、強力な検索機能を備えています。大量のノートの中からキーワードで簡単に情報を検索することができます。また、ハイパーリンクや内部リンクを使用して、ノート内の関連する情報に素早くアクセスできます。
１．５．クロスプラットフォーム対応と同期
OneNoteは、デスクトップアプリ、モバイルアプリ、Webブラウザを通じて利用でき、複数のデバイス間でノートが同期されます。これにより、どこからでもアクセスしてノートを編集することができます。
２．OneNoteの仕事への活用ためのヒント
２．１．情報の記録と整理
何といっても、テキスト、手書きメモ、画像、音声メモ、Webページのクリップなどを組み合わせて一つのコンテンツとして管理できることが魅力です。仕事中は常にOneNoteを立ち上げておいて、仕事上の気づき、検索したWebサイトなどの情報を随時OneNoteに記録しています。
探したい情報を一括りにして記録しておくことで、資料・情報をパソコン内のフォルダで探したり、ブックマークからサイトを探すといった手間が格段に減りました。また、Webページのクリップ（ホームページやYouTubeなど）も、単なるURLのみの貼り付けではなくコンテンツの説明も表示されるのもいいところ。私は個人用ダッシュボードとしてOneNoteを重宝しています。
【OneNoteのサンプル画面】
①ナビゲーション表示：ノートブック、セクション、ページでコンテンツを階層表示
②検索：全文検索
③ノートブック名：この例では”temp”、複数のノートブックを作成可、最上位の区分
④セクション名：この例では”テスト”、ノートブックの直下に作る区分
⑤ページ名：この例では”家電”、”ホームページ”、”ブログ”、セクションの直下に作る区分
⑥サブページ名：この例では”冷蔵庫”、”扇風機”
⑦ページ、サブページの内容：この例では、ホームページのクリップ、テキスト、ファイルのコンテンツ
※ノートブック、セクション、ページ（サブページ）の階層（区分）で情報を管理
ページ（サブページ）にテキスト、手書きメモ、画像、音声メモ、Webページのクリップなど、さまざまな形式のコンテンツを一括りにして配置でき、効率的・効果的な情報管理を実現
２．２．情報の検索
情報をノートブック、セクション、ページの階層構造で管理できて便利です。情報を探す手間が格段に減りました。また、ノートブック全体での検索も可能です。
1件の情報に関するOnenote活用による検索効率化の効果は小さいかもしれませんが、その効果が積み重なることで大きな効果を生むという点が重要だと考えます。
２．３．マルチプラットフォームでの利用
パソコンでWeb検索して気になった情報は、OneNoteにWebページのクリップなどとして記録しておきます（例えばYouTubeなど）。事務所ではスマホからOneNoteのデータにアクセスし、その画像や音声をテレビ画面で閲覧することをよく行っています。PCを起動するのは面倒ですが、スマホならすぐに起動できて便利です。ただし、スマホの画面が小さいため、テレビ画面に映すようにしています。
スマホからOneNoteのデータにアクセスし、ペンディング事項の確認や仕事内容の振り返りを定期的に行っています。スマホでのアクセスは便利で重宝しています。
２．４．ノートブックの共有とコラボレーション
私の組織は1人組織ですので、組織としての共有ではありませんが、家族間でノートブックを共有しています（主にWebページのクリップとして利用）。家族はスマホからノートブックを閲覧します。もし会社の組織として考えるなら、チーム内で各種マニュアル、スケジュール、ToDoリストなどを共有することで仕事の効率が上がると考えられます。以前、Microsoft公式のOneNote紹介YouTube動画で、登壇者のグループがノートブックを共有して仕事を進めていると紹介されていました。
３．まとめ
OneNoteは、柔軟な情報キャプチャと統合、情報共有と共同作業、簡単な検索とナビゲーション、クロスプラットフォーム対応の特徴を持つ便利なツールです。情報の記録と整理、マルチプラットフォームでの利用、ノートブックの共有とコラボレーションなどにより、効率的な仕事の実現が可能で、しかも無料で使えることを考えると、使わない手はないと思います。
